Astuces pour gérer son flux de trésorerie (cash flow): guide pour entrepreneurs 

Tous les conseillers d’affaires s’entendent pour dire que la gestion du flux de trésorerie est la clé de voûte pour assurer le sain développement d’une entreprise. Planifier et exécuter les activités commerciales de l’entreprise et acquitter les obligations financières découlent entièrement de la façon dont le flux de trésorerie est géré. Mais trop souvent, la gestion du flux de trésorerie se fait de façon réactive.  

Rassemblés en 7 volets, voici quelques trucs et conseils à mettre en action pour constituer les bases d’une saine gestion de trésorerie pour votre entreprise. 

1. Les essentiels d’une saine gestion du flux de trésorerie: un suivi serré des soumissions, de la facturation et des inventaires

Avoir une vision globale en tout temps

S’équiper avec des outils performants pour gérer les soumissions, les inventaires et la facturation permet de rassembler aisément toutes les informations, facilite les suivis et permet de connaître l’état exact de vos projets.  

Il importe aussi de connaître la marge bénéficiaire brute et la marge nette de chaque projet. Ainsi, vous avez un portrait juste de vos finances en tout temps. 

Faire des suivis durant les projets

Ces mesures permettent d’identifier et d’adresser les irrégularités rapidement : 

• Avoir des rencontres régulières avec vos chargés de projets pour faire le suivi budgétaire des contrats; 
• Faire le lien entre la facturation, la progression des travaux et le suivi des inventaires. S’attarder aux pertes et au gaspillage de matériel; 
• Mettre en place des mesures permettant de détecter rapidement les écarts entre les soumissions et le coût réel des travaux et intervenir auprès des ressources concernées. 

Avoir une facturation régulière et des encaissements rigoureux

Privilégier une facturation régulière, à une date fixe à chaque période et assurer un suivi rigoureux dans la perception des sommes dues en fonction des conditions de paiement. Le recours à une facturation progressive est certainement un choix judicieux et permet d’encaisser les revenus sur une base régulière.  

Établir le niveau d’inventaire requis pour des opérations efficaces

Avoir trop d’inventaires immobilise de l’argent et peut devenir improductif. À l’inverse, ne pas en avoir assez provoque de l’improductivité et des coûts additionnels de transport. 

Le piège dans l’établissement du juste niveau d’inventaire requis consiste à utiliser les inventaires comme outil de spéculation alors qu’ils sont plutôt un levier pour réaliser les contrats. 

Définir les conditions de crédit offertes à votre clientèle 

L’entrepreneur doit se questionner sur les modalités entourant la gestion de sa facturation.  

• Quelle est la tendance du marché?  
• Quel est le coût de revient pour soutenir le délai de paiement offert?  
• Quel incitatif peut-on donner pour encourager la clientèle à payer plus rapidement? 

Négocier les conditions de paiement de vos fournisseurs en visant l’appariement des sorties de fonds avec les entrées de fonds prévues 

C’est une partie fort importante du travail de planification. Les fournisseurs représentent une source de financement importante pour soutenir vos opérations. Il importe donc de prendre le temps nécessaire pour négocier avec eux.  

Si vous disposez de liquidités excédentaires, négociez un escompte pour paiement rapide. Vous augmenterez ainsi votre marge nette. 

2. Utiliser les outils à votre disposition pour convertir rapidement les comptes clients (factures impayées) en encaisse (fonds disponibles)

Votre institution financière dispose d’un éventail de produits et services adapté à vos besoins. Adoptez une approche moderne vis-à-vis la gestion des comptes clients et privilégiez le recours aux paiements électroniques. Cette méthode vous assure l’entière disponibilité des fonds dès leur réception. 

Il y a également d’autres solutions, comme la possibilité d’offrir le paiement par carte de crédit jusqu’à l’affacturage.  

Préparer un budget de caisse pour toute la durée de l’exercice financier  

L’objectif principal du budget de caisse est de déterminer les liquidités excédentaires ou à l’inverse, le besoin de recourir à du financement à court terme

Déterminer les entrées et les sorties de fonds

Il faut tout d’abord établir de façon réaliste les entrées de fonds prévues pour chaque période ainsi que les sorties de fonds prévues pour la même période. Le défi est entier : il faudra conjuguer l’addition de données connues (par exemple, des contrats déjà signés) avec des estimations et des hypothèses basées sur son expérience. Les entrées et sorties de fonds doivent aussi refléter les modalités de paiement offertes à vos clients, ainsi que celles que vous avez avec vos fournisseurs. 

On y intègre également les prévisions d’acquisitions d’immobilisations, la réception de subventions ainsi que le remboursement des prêts.  

3. Effectuer des suivis mensuels ou hebdomadaires avec précision

Certains entrepreneurs complèteront leur suivi de budget de caisse sur une base mensuelle. D’autres privilégient le recours à un suivi hebdomadaire. Le choix devrait s’effectuer en fonction de la précarité du flux de trésorerie. Plus ce dernier est faible, plus la précision est importante et influencera les décisions de gestion à prendre face à l’utilisation des liquidités. 

Une fois l’exercice complété, vous aurez identifié le montant de financement court terme qui est requis pour assurer vos activités prévues.

4. Avoir recours au financement approprié pour chaque besoin

Financement pour acquisitions et investissements

Avant d’utiliser les liquidités de l’entreprise pour procéder à une acquisition ou un investissement, il faut prendre du recul. La gestion saine des liquidités importe d’apparier les entrées de fonds avec les sorties de fonds, c’est la base de la circulation de l’encaisse.  

Par exemple, l’acquisition d’un camion de service devrait être soutenue par le biais d’un financement sur une durée de quelques années, en lien avec la durée de vie utile estimée du bien en question. En tout temps, le recours à l’utilisation des liquidités disponibles dans le compte ou le recours à la marge de crédit est à proscrire, car cela affaiblit le flux de trésorerie et pourrait limiter la capacité financière à réaliser un projet ou mettre en péril.  

Financement aligné avec la croissance

Il faut établir les besoins. Est-ce une croissance soutenue, un contrat non récurrent ? Il faut situer les circonstances et en évaluer les besoins financiers. La croissance se finance avec une combinaison d’investissements du fonds de roulement, du financement court terme et le recours à un partenaire de capital, soit en équité ou en quasi-équité. 

5. Privilégier la flexibilité dans le choix de votre structure de financement et être prévoyant

Faire ses prévisions financières est un exercice crucial pour le développement et la pérennité de l’entreprise. Il faut y investir du temps pour optimiser son impact. 

Une marge de crédit appropriée

Si vous avez un besoin d’une marge de crédit, votre partenaire financier appréciera l’importance que vous accorderez à cette étape et pourra vous offrir le produit approprié, en fonction des besoins démontrés.  

Modalités de remboursement

Au-delà du montant et des taux liés à un produit de financement, les modalités de remboursement et d’accès au crédit font toute la différence sur la flexibilité qui en découle. Prenez le temps d’échanger avec votre partenaire financier pour bien comprendre les modalités de financement et vous assurer d’une complicité d’affaires. 

6. Garder en tête les conséquences de négliger la gestion de votre flux de trésorerie

Avoir un flux de trésorerie négatif peut avoir plusieurs impacts : 

• Lorsque les liquidités sont insuffisantes, il faudra choisir quand vient le temps de payer ses engagements financiers et cela peut amener des retards de paiement;
• S’engager dans un contrat qu’il sera impossible de mener à terme faute de liquidités pourrait être désastreux pour la réputation de votre entreprise. Il est primordial de planifier à l’avance vos besoins et de planifier le financement requis; 
• Avoir des retards dans ses engagements financiers entraîne l’enregistrement d’éléments négatifs à votre expérience de crédit et peut contribuer à restreindre, voire compromettre l’accès au crédit ultérieurement. 

Ce qui n’a pas été géré en amont dans vos prévisions devra être géré éventuellement, alors pourquoi remettre cela à plus tard ? 

7. Établir un plan de croissance et être accompagné par ses partenaires financiers et conseillers d’affaires 

En partageant votre vision du développement de votre entreprise à votre entourage d’experts composé de votre conseiller financier, votre comptable et votre juriste, ces derniers sauront vous guider judicieusement et vous proposer les meilleurs outils, adaptés à votre situation financière et à la croissance souhaitée. 

Construire une base solide

La saine gestion de votre flux de trésorerie est à votre entreprise ce que les fondations sont à une construction : c’est-à-dire une base, sur laquelle s’appuie tout le reste. Comme entrepreneur, vous ne pouvez pas construire sur quelque chose de chambranlant, considérez donc votre flux de trésorerie avec la même importance. 

N’hésitez pas à contacter votre directeur de comptes pour en savoir plus sur les options qui existent pour vous soutenir dans la gestion de votre flux de trésorerie, il se fera un plaisir de vous conseiller! 

Lexique

Affacturage : Une méthode courante qui consiste à vendre certaines créances ou une partie des comptes recevables à une tierce partie, de transférer le risque (en partie) et de financer les opérations. Il s‘agit pour le client d’un produit de financement à court terme par lequel il finance ses ventes locales ou étrangères en vendant ses recevables en échange de liquidités immédiates, sans avoir à attendre l’échéance des paiements. L’affacturage représente aussi une solution pour résoudre certains problèmes de liquidités souvent créés par la croissance des ventes. 

Appariement :  L’appariement consiste à harmoniser le délai que vous prenez pour faire vos paiements avec le délai d’encaissement des comptes-clients. 

Comptes clients : Le montant facturé, mais non encore payé, faisant suite à une prestation de service réalisée auprès d’un client 

Coût de revient : La somme totale des dépenses nécessaires pour que le produit ou le service arrive à son état final (RCGT, Rentabilité: améliorer la performance financière d’une entreprise). 

Encaisse : L’encaisse est le montant d’argent réel dont dispose une entreprise.  

Les entreprises peuvent générer des liquidités en vendant des produits en stock, en convertissant des comptes clients en espèces, en vendant des actifs ou via une injection des propriétaires.

—————————————————————————————————

Auteure: Chantal Durocher, CPA, CGA
Directrice Développement des affaires – Desjardins Entreprises

Chantal est à la tête d’une équipe de 8 directeurs de comptes experts dans l’immobilier et la construction, tous au service des entrepreneurs de la région de la Mauricie. Son intérêt pour le marché immobilier et de la construction est sans équivoque et l’amène à jouer un rôle actif auprès de la communauté d’affaires spécialisée dans tous les secteurs de la construction, les sous-traitants et les promoteurs immobiliers. Forte d’une expérience professionnelle de plus de 25 ans dans l’accompagnement et le conseil, elle supporte les entrepreneurs dans tous leurs projets d’affaires, que ce soit en croissance ou en acquisition d’entreprise.